Que votre hôtel soit grand ou petit, le travail administratif est la partie qui prend le plus de temps à votre entreprise et à vos employés. Le travail administratif n'apporte pas de profit à votre entreprise. Malgré cela, il joue un rôle essentiel dans le fonctionnement de l'entreprise. En raison d'erreurs humaines, le travail administratif devra parfois être refait, ce qui prendra plus de temps à vos employés. En moyenne, les employés dépensent environ 60 % Les employés consacrent 13 % de leur temps à effectuer des tâches administratives et 27 % à effectuer des tâches de planification et d'analyse. Cela signifie qu'environ XNUMX % de leur temps est disponible pour que vos employés accomplissent les tâches pour lesquelles ils ont été embauchés. Partout, les travailleurs ne sont pas en mesure de travailler aussi efficacement que possible. Lorsque cela se produit, les délais s'allongent. Heureusement, il existe des moyens d'optimiser les opérations dans votre hôtel et de laisser plus de temps à vos employés pour travailler sur les tâches pour lesquelles ils ont été embauchés.
Avoir un système clair
Si votre processus administratif est confus, vos employés passent plus de temps à effectuer ce travail. Ce n'est pas une utilisation efficace de leur temps. Pour optimiser au mieux les opérations de votre hôtel, assurez-vous que vos étapes administratives sont logiques. Vous devez expliquer ces étapes de manière claire et concise. Cela devrait aider, mais n'éliminera pas, la variable de l'erreur humaine. Les gens sont imparfaits et sont donc voués à faire des erreurs. Bien que vos employés doivent faire des efforts pour réduire ces erreurs, elles se produisent. La mise en place d'un système administratif simple contribuera à minimiser ces erreurs. Une façon de simplifier ce processus est d'utiliser une plateforme centrale sur laquelle votre travail a lieu. Il serait préférable que vous fassiez également en sorte que ce système comporte le moins d'étapes possible. Libérer du temps à vos employés contribuera grandement à optimiser les opérations de votre hôtel.
Équipes administratives
Assurez-vous d'avoir une équipe qui se charge de toutes les tâches administratives. Organisez-les de la manière qui convient le mieux à votre hôtel. Cela peut signifier organiser votre équipe pour travailler une personne à la fois par équipes ou une équipe travaillant en même temps. Si une seule personne se charge du travail administratif, elle risque de s'y noyer. L'organisation des équipes vous permettra d'optimiser les opérations de votre hôtel. En effet, votre équipe sera en mesure d'accomplir le travail plus rapidement. Cela devrait également contribuer à maintenir le moral de votre équipe administrative, car elle se sentira moins débordée. Essayez sous-traitance si tu je n'ai pas le personnel pour créer cette équipe. Il existe de nombreuses entreprises auprès desquelles vous pouvez externaliser des employés. Si même cette solution n'est pas viable pour vous à l'heure actuelle, engagez des assistants virtuels. Depuis le Covid-19, des sites Web dédiés à l'embauche d'assistants virtuels ont vu le jour. Vous pouvez prendre le temps de trouver une ou plusieurs personnes ayant des antécédents dans ce que vous recherchez. De plus, il est plus rentable d'embaucher des assistants virtuels. C'est parce qu'ils travaillent à distance, peut-être sur la base d'un salaire horaire.
Automatiser le processus
Il existe de nombreux domaines du travail administratif qui peuvent être automatisés. Les tâches administratives les plus pratiques à automatiser sont les questions fréquemment posées par les clients entrants et la planification de réponses automatisées. Des réponses informatisées peuvent également être envoyées lors de l'envoi d'e-mails de confirmation aux clients ou lors de la demande d'informations supplémentaires. Bien que l'ensemble du processus ne puisse pas être automatisé, il peut être optimisé davantage en s'assurant que vous utilisez des programmes informatiques efficaces. En utilisant les bons programmes informatiques, le travail administratif peut être accéléré. Des programmes tels que Guesty Aidez vos employés à travailler sur plusieurs canaux sur une seule plateforme et à consulter les horaires simultanément. Une autre activité qui pourrait être automatisée est le processus d'enregistrement. L'installation de bornes capables d'effectuer le processus d'enregistrement à votre place réduira les files d'attente et les temps d'attente et libérera vos employés.
Don't uniquement optimiser le travail administratif
Vous pouvez optimiser d'autres domaines que le travail administratif dans les opérations de votre hôtel. Par exemple, ces employés peuvent être externalisés si vous avez des pénuries de personnel dans votre équipe de ménage. Si vous devez affecter plus de personnel au travail administratif et leur permettre de se libérer davantage, installez Alertify. Alertify est un petit dispositif de surveillance des chambres enfichable qui vous aide à anticiper les plaintes des clients. Cela peut être extrêmement utile pour les opérations de votre hôtel pour de nombreuses raisons. Tout d'abord, vous minimiserez le travail administratif car vous aurez moins de plaintes auxquelles répondre en urgence. Deuxièmement, vous réduirez les plaintes liées au bruit, la principale raison pour laquelle vous ne pourrez pas vous plaindre de votre hôtel. plaintes fréquentes que reçoivent les hôtelsAlertify surveille le bruit, fumée, l'occupation et les niveaux de température chambre par chambre. Les hôteliers recevront des notifications personnalisables si l'une de ces activités s'est produite afin qu'ils puissent y remédier rapidement. Les hôteliers ont également accès à un portail en ligne pour voir chaque action répertoriée qui s'est produite et pendant combien de temps. Alertify consomme peu d'énergie, il n'augmentera donc pas considérablement l'énergie utilisée par votre hôtel. L'appareil permet à vos hôteliers d'être plus discrets tout en gardant un œil sur les clients actuels tout en respectant leur vie privée. Optimisez les opérations de votre hôtel dès aujourd'hui avec Alertify.
