Que votre hôtel soit grand ou petit, le travail administratif est ce qui accapare le plus de votre temps et de celui de vos employés. Ce travail ne génère pas directement de profit pour votre entreprise. Malgré cela, il joue un rôle essentiel dans le fonctionnement de l'entreprise. En raison des erreurs humaines, le travail administratif doit parfois être refait, ce qui prend encore plus de temps à vos employés. En moyenne, les employés consacrent environ 60 % de leur temps au travail administratif et 13 % à la planification et à l'analyse. Cela signifie qu'environ 27 % seulement de leur temps est disponible pour accomplir les tâches pour lesquelles ils ont été embauchés. Partout, les employés ne peuvent pas travailler aussi efficacement que possible. Lorsque cela se produit, les délais s'allongent. Heureusement, il existe des moyens d'optimiser les opérations de votre hôtel et de laisser plus de temps à vos employés pour se consacrer aux tâches pour lesquelles ils ont été embauchés.
Avoir un système clair
Si votre processus administratif est confus, vos employés passent plus de temps à l'accomplir. Ce n'est pas une utilisation efficace de leur temps. Pour optimiser au mieux les opérations de votre hôtel, veillez à ce que vos étapes administratives soient cohérentes. Vous devez les expliquer clairement et de manière concise. Cela devrait aider, sans toutefois éliminer, la variable de l'erreur humaine. Les personnes sont imparfaites et sont donc amenées à commettre des erreurs. Bien que vos employés doivent s'efforcer de réduire ces erreurs, elles se produisent. Mettre en place un système administratif simple aidera à minimiser ces erreurs. Une façon de simplifier ce processus est d'utiliser une seule plateforme centrale pour votre travail. Il serait également préférable que ce système comporte le moins d'étapes possible. Libérer le temps de vos employés contribuera grandement à optimiser les opérations de votre hôtel.
Équipes administratives
Assurez-vous d'avoir une équipe dédiée à l'ensemble des tâches administratives. Organisez-la de la manière qui convient le mieux à votre hôtel. Cela peut signifier organiser votre équipe pour qu'elle travaille en rotation, ou pour que tous travaillent simultanément. Si une seule personne s'occupe du travail administratif, elle risque d'être submergée. Organiser des équipes vous permettra d'optimiser les opérations de votre hôtel, car votre équipe pourra avancer plus rapidement dans le travail. Cela devrait également contribuer à maintenir le moral de votre équipe administrative, qui se sentira moins débordée. Essayez l'externalisation si vous ne disposez pas du personnel nécessaire pour constituer cette équipe. De nombreuses entreprises proposent l'externalisation d'employés. Si même cette solution n'est pas envisageable actuellement, recourez à des assistants virtuels. Depuis la Covid-19, des sites dédiés au recrutement d'assistants virtuels ont émergé. Vous pouvez prendre le temps de trouver une ou plusieurs personnes ayant le profil recherché. De plus, il est plus rentable d'embaucher des assistants virtuels, car ils travaillent à distance, souvent rémunérés à l'heure.
Automatiser le processus
De nombreux aspects du travail administratif peuvent être automatisés. Les tâches les plus faciles à automatiser sont les questions fréquentes des voyageurs entrants et la planification de réponses automatiques. Des réponses informatisées peuvent également être envoyées lors des courriels de confirmation aux voyageurs ou pour demander des informations complémentaires. Bien que l'ensemble du processus ne puisse pas être automatisé, il peut être davantage optimisé en veillant à utiliser des logiciels efficaces. En utilisant les bons logiciels, le travail administratif peut être accéléré. Des outils comme Guesty aident vos employés à travailler sur plusieurs canaux depuis une seule plateforme et à consulter les plannings simultanément. Une autre activité pouvant être automatisée est le processus d'arrivée. L'installation de bornes permettant de gérer l'arrivée réduira les files d'attente et les temps d'attente, tout en libérant vos employés.
Ne pas se limiter à l'optimisation du travail administratif
Vous pouvez optimiser d'autres domaines que le travail administratif dans les opérations de votre hôtel. Par exemple, ces employés peuvent être externalisés si vous manquez de personnel au sein de votre équipe de ménage. Si vous devez affecter davantage de personnel au travail administratif et lui permettre d'être plus autonome, installez Alertify. Alertify est un petit dispositif de surveillance de chambre, à brancher directement, qui vous aide à anticiper les plaintes des clients. Cela peut être extrêmement bénéfique pour les opérations de votre hôtel, et ce pour plusieurs raisons. Tout d'abord, vous réduirez le travail administratif, car vous aurez moins de plaintes à traiter en urgence. Ensuite, vous réduirez les plaintes pour nuisances sonores, la plainte la plus fréquente reçue par les hôtels. Alertify surveille le bruit, la fumée, l'occupation et la température, chambre par chambre. Les hôteliers reçoivent des notifications personnalisables si l'une de ces activités est détectée, afin de pouvoir intervenir rapidement. Les hôteliers ont également accès à un portail en ligne pour consulter toutes les actions répertoriées, leur durée et leur horodatage. Alertify consomme peu d'énergie, il n'augmentera donc pas considérablement la consommation énergétique de votre hôtel. Ce dispositif permet à vos hôteliers d'être plus autonomes tout en gardant un œil sur les voyageurs actuels, dans le respect de leur vie privée. Optimisez les opérations de votre hôtel dès aujourd'hui avec Alertify.